Bienvenido al mundo de los avances tecnológicos, donde compartir y editar documentos se ha vuelto muy sencillo, todo gracias a Google Docs. Como entusiasta de la tecnología, debe ser consciente de su potencial para simplificar los flujos de trabajo, especialmente cuando se trata de buscar aprobaciones.
Hoy profundizaremos en el arte de solicitar aprobaciones en Google Docs, una habilidad esencial para garantizar una experiencia de colaboración fluida y al mismo tiempo realizar un seguimiento de las revisiones de los documentos.
Deje que nuestra guía completa lo ayude a recorrer el aparentemente complejo proceso de aprobaciones y pronto se convertirá en un profesional de Google Docs.
Primeros pasos con Google Docs
Para los no iniciados, Google Docs es un procesador de textos basado en la nube que le permite crear, editar, compartir y colaborar en documentos en tiempo real. Elimina la necesidad de enviar archivos adjuntos de gran tamaño por correo electrónico, lo que permite un flujo de trabajo más optimizado.
El primer paso para solicitar aprobaciones en Google Docs es crear un documento o abrir uno existente desde Google Drive. Puede acceder a Google Drive iniciando sesión en su cuenta de Google y haciendo clic en el icono “Drive” en el iniciador de aplicaciones.
Compartir el documento
Antes de solicitar aprobación, asegúrese de que sus colaboradores tengan acceso al documento. Para compartir un documento, haga clic en el botón “Compartir” en la esquina superior derecha de la pantalla. Verá un cuadro de diálogo con una opción para ingresar las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea compartir el documento.
También puedes compartir el documento generando un enlace para compartir, que puedes enviar a los colaboradores. Puede elegir el nivel de permiso para cada colaborador seleccionando “Editor”, “Comentarista” o “Visor”. Para aprobaciones, es mejor asignar el rol de Editor para que el aprobador pueda sugerir cambios o editar el documento.
Solicitar aprobación en Google Docs: proceso de aprobación detallado
Hay una función de aprobación incorporada en Google Docs y también podemos hacerlo usando un par de métodos diferentes:
a. Comentarios y menciones
Para solicitar aprobación en Google Docs, seleccione el texto que desea que su colaborador revise y haga clic derecho en él para hacer clic en “Comentar”. En el cuadro de comentarios, menciona a la persona ingresando su dirección de correo electrónico con el símbolo @. Recibirán una notificación solicitándoles que revisen el texto seleccionado. Cuando la persona haya completado la edición o revisión, puede responder al comentario para indicar su aprobación o cambios.
b. Aprobación a través de correo electrónico
Otra forma de solicitar la aprobación es compartiendo el documento por correo electrónico. Haga clic en el menú “Archivo” y luego en “Enviar correo electrónico como archivo adjunto”. Puede enviar el documento como PDF o como enlace de Google Docs. En el cuerpo del correo electrónico, mencione que busca aprobación y solicite al destinatario que revise y edite el documento según sea necesario. Una vez que la persona haya revisado el documento, podrá responder a su correo electrónico indicando su aprobación o cambios sugeridos.
C. Aprobación integrada de Google Docs:
Vaya a: Archivo -> Aprobaciones y haga clic en “Realizar una solicitud” para poder solicitar aprobación a determinados usuarios. También puede agregar un mensaje de notificación. Esto activa notificaciones por correo electrónico y puede realizar un seguimiento de las aprobaciones más adelante. También puede solicitar aprobaciones de documentos a varias personas.
Una vez que envía la aprobación, el documento se bloquea y cada vez que se edita, se activa una nueva aprobación. Los destinatarios pueden comprobar el documento y hacer clic en aprobar. Este proceso de aprobación de documentos es bastante sencillo.
Esta función le permite registrar aprobaciones y está disponible como función en Google Workspace Essentials, Google Workspace Enterprise y algunas otras versiones. Esta función no está disponible para las cuentas gratuitas de gmail.com.
Seguimiento de cambios en documentos
Uno de los aspectos esenciales del proceso de aprobación es realizar un seguimiento de los cambios realizados durante la revisión. Google Docs ofrece una característica fabulosa llamada “Historial de versiones”, que le permite ver versiones anteriores del documento junto con la marca de tiempo y la persona que realizó los cambios. Acceda a esta función haciendo clic en el menú “Archivo”, luego en “Historial de versiones” y finalmente en “Ver historial de versiones”.
Finalizando la aprobación
Una vez que el aprobador haya revisado y editado el documento, puede dejar un comentario o responder a un comentario anterior para indicar su aprobación. Como propietario del documento, puede optar por aceptar sus sugerencias o realizar cambios adicionales, según sus necesidades. Una vez que haya aceptado los cambios del aprobador, su documento estará finalizado y listo para su uso.
Dominar el arte de solicitar aprobaciones en Google Docs no sólo le ayudará a convertirse en un usuario competente de esta poderosa herramienta, sino que también mejorará su capacidad para comunicarse y colaborar de manera eficiente en un entorno profesional.
Si sigue esta guía completa, estará en el buen camino para optimizar su flujo de trabajo e impresionar a sus colegas con su conocimiento profundo de Google Docs.
Por lo tanto, navegue por el proceso y adopte colaboraciones fluidas con sus compañeros de equipo. ¡Feliz edición!